Dématérialisation de la chaine comptable et financière dans les collectivités

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Dématérialisation de la chaîne comptable et financière
Dans le cadre de la procédure comptable et financière, les collectivités locales et leurs établissements publics, les services de la direction générale des Finances publiques (DGFiP) et le juge des comptes échangent, chaque année, plus d’un milliard de feuilles de papier A4. 

Pour développer progressivement la dématérialisation des documents dans la chaîne comptable et financière, la direction générale des Finances publiques a créé en son sein une cellule dédiée, dénommée « Pôle national de dématérialisation », dont les travaux vont de pair avec le déploiement de l’application Hélios, nouvel outil de gestion de la DGFIP dans le cadre de sa mission de contrôle et d’assistance au secteur public local.

L’approche de la dématérialisation dans le secteur public local s’appuie sur un mode original de partenariat entre l’Etat, les collectivités locales et les juridictions financières : une « structure nationale partenariale », réunie plusieurs fois par an, élargit progressivement le cadre de la dématérialisation, par la définition collective de conventions nationales qu’elle adapte régulièrement aux nouvelles normes réglementaires. Pour en savoir plus :

La structure nationale partenariale
Convention cadre nationale unique relative à la dématérialisation
Archives – Les conventions nationales thématiques
L’outil d’exploitation Xémélios
Le protocole d’échange standard (PES) 

La dématérialisation de deuxième génération est la solution retenue pour dématérialiser les titres, mandats et bordereaux, conformément à la convention nationale du 16 décembre 2005. Cette solution de dématérialisation permet de transmettre, simultanément aux données comptables, toutes les pièces justificatives s’y rattachant.

Hélios est le nouveau progiciel de gestion des comptabilités des collectivités locales de la direction générale des finances publiques (DGFiP). Il remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestion comptables et financières. Cette nouvelle application met en œuvre un nouveau protocole, le Protocole d’Echange Standard Version 2 (PESV2).

Ce nouveau protocole enrichi, expérimenté dès 2007 par quelques collectivités pilotes, permet de dématérialiser les données comptables de prise en charge (titres, mandats ainsi que les bordereaux avec la mise en oeuvre de la signature électronique) et leurs pièces justificatives. Il vise à remplacer, progressivement, les protocoles actuels de transmission des données, variés et non uniformisés sur le territoire national, et nécessairement doublés d’une transmission papier lors de l’envoi à la trésorerie.

Les expérimentations nationales engagées en 2007 ont permis d’assurer avec succès la transmission de flux PES réel entre les collectivités et Hélios. Désormais, 150 collectivités sont entrées dans le processus et plus d’une trentaine d’entre elles envoient de manière régulière des flux PES à Hélios en remplacement de l’ancien protocole utilisé dans tout ou partie des domaines suivants : titres, mandats, bordereaux, pièces justificatives. En 2008, une dizaine des éditeurs majeurs de progiciels financiers ont été validés par le Pôle national de dématérialisation et le déploiement du PES devrait concerner plus de 200 collectivités supplémentaires en 2009, avant de se généraliser progressivement au cours des années suivantes.

Dans ce contexte de modernisation, la DGFiP a mis en place « le Portail DGFiP », permettant de simplifier l’accès et la transmission d’information. Cette nouvelle offre a vocation à se substituer aux modalités de transport des données entre les collectivités et la DGFiP surannées (disquettes, Tedeco) ou non industrialisables, tel le VPN.

Ce portail est particulièrement simple d’accès et sécurisé. La personne habilitée au sein de la collectivité peut y accéder en se connectant sur Internet à partir de son navigateur web, puis en s’authentifiant grâce à un identifiant et un mot de passe. Lors de la première connexion, un certificat est délivré par la DGFiP à l’agent habilité. Une fois authentifié avec son certificat, l’ordonnateur accède au portail où deux fonctionnalités sont clairement identifiées :
– l’ »Extranet Hélios » lui permet de consulter l’état des paiements, du recouvrement et de sa trésorerie en temps réel ;
– la « passerelle de transmission » lui offre la faculté de transmettre et recevoir gratuitement les fichiers comptables en relation avec l’application Hélios. Cette modalité de transmission est une alternative à l’utilisation d’un tiers de transmission : les collectivités choisissent librement parmi ces deux possibilités la modalité de transmission de leur choix (voir arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D.1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique).

Les collectivités intéressées formulent le souhait de s’engager dans le processus en officialisant leur candidature auprès de leur trésorerie générale, qui la transmet ensuite au Pôle national de dématérialisation. Le Pôle étudie chaque candidature afin d’établir le calendrier le plus pertinent pour chaque collectivité au regard d’un certain nombre de critères (date de basculement à Hélios, homogénéité géographique, éditeur du progiciel financier, engagement dans le processus de dématérialisation, etc.).

Pour toute précision complémentaire, les collectivités intéressées peuvent solliciter leur comptable public, qui saisira si besoin le correspondant dématérialisation présent au sein de la trésorerie générale du département.

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2 Responses

  1. Aloha! Thanks for your blog! Frankly speaking I have never come across anything that interesting.

  2. Grand article! Merci beaucoup, je vais revenir.

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